Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, ze skutkiem równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Docelowo usługa e-doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez ePUAP.
Obowiązek stosowania e-doręczeń wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. (t.j. DZ.U. z 2024, poz. 1045).
Przedsiębiorco kiedy masz już obowiązek, a kiedy wybór stosowania e-doręczeń?
Taki obowiązek mają przedsiębiorcy rejestrujący się w Krajowym Rejestrze Sądowym od 1 stycznia 2025 roku oraz składający wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy).
Pozostali będą wdrażać e-doręczenia zgodnie z harmonogramem wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, który przedstawia się następująco:
| PODMIOTY NIEPUBLICZNE (w tym przedsiębiorcy) | |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy). | Od 01.04.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy). | Od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy) | Od 01.07.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy) | Od 01.10.2026 r. |
Przedsiębiorcy, którzy nie mają jeszcze obowiązku stosowania e-doręczeń mogą to zrobić wcześniej, niż ustawa przewiduje.
Zakładając adres do e-doręczeń dla swojej firmy wskazujesz ten adres jako adres do korespondencji urzędowej. Wpisanie adresu do e-doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy korzystające z tej opcji będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie.
Co to jest adres do e-Doręczeń?
To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi. Nie jest to adres e-mail. Właściwości adresu do e-Doręczeń:
– jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
– umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
– nie może zmienić właściciela.
Każdy adres do e-doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Adres do e-doręczeń twojej firmy pozostaje stały, nawet jeśli zmieni się jej adres fizyczny.
Jakie są korzyści z e-doręczeń?
- jednoznaczna identyfikacja nadawcy i adresata
- tajemnica korespondencji
- niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych
- dostęp do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru
- dostęp do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji
- możliwość szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy.
Co oznacza fikcja doręczenia?
Po upływie 14 dni od wpłynięcia na adres obywatela, firmy i innego podmiotu niepublicznego korespondencji od podmiotu publicznego uznaje się ją za doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie otworzy.
Jak założyć adres do e-doręczeń
Twoja firma może korzystać z darmowej usługi e-doręczeń u publicznego dostawcy, za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl
Jeśli chcesz korzystać z e-doręczeń przez Biznes.gov.pl złóż wniosek o założenie adresu do e-doręczeń.
Wniosek możesz złożyć:
– przez e-usługę na Biznes.gov.pl
– we wniosku o wpis do CEIDG albo do KRS – jeśli rejestrujesz firmę
– we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG albo KRS, jeśli zarejestrowałeś firmę przed 1 stycznia 2025 roku.
Przedsiębiorco zarejestrowany w rejestrze przedsiębiorców w KRS przed 1 stycznia 2025 r. masz już niewiele czasu na założenie skrzynki do e-doręczeń, bo do dnia 31.03.2025. Spółki z.o.o., spółki akcyjne, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki partnerskie, spółki jawne zegar tyka…